البنك الإسلامي للتنمية يعلن عن وظيفة موظف دعم إداري في مكة وجدة
Administrative Support Officer (Supplemental Workforce - Third Party Contract)
تفاصيل الوظيفة
يعلن البنك الإسلامي للتنمية (IsDB) عن توفر وظيفة مسؤول الدعم الإداري (القوى العاملة التكميلية - عقد طرف ثالث) في مدينة جدة، المملكة العربية السعودية.
نبذة عن الوظيفة
تقديم دعم إداري وتنسيقي ومكتب أمامي ولوجستي شامل لقسم المرونة والعمل المناخي لضمان سير العمليات والاجتماعات والمهام والسجلات والمهام ذات الأولوية بسلاسة وفي الوقت المحدد.
المهام والمسؤوليات
- العمل كمساعد إداري لمدير القسم وتقديم الدعم الإداري والتنسيقي للقسم.
- العمل كمقرر للاجتماعات الداخلية للقسم، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال وتسجيل المحاضر ومتابعة الإجراءات المتفق عليها وحفظ السجلات الرسمية.
- العمل كمنسق وقت القسم ودعم الامتثال لسياسات الحضور وإدارة الوقت المطبقة.
- إدارة عمليات المكتب الأمامي لمدير القسم، بما في ذلك متابعة أداء ميزانية القسم وتنسيق طلبات المهام ودعم العمليات الإدارية ذات الصلة.
- إدارة القرطاسية والمستلزمات المكتبية وضمان توفيرها في الوقت المناسب.
- متابعة مهام الموظفين وتقارير العودة إلى المكتب (BTOR) وعمليات تسوية المهام.
- إدارة الترتيبات اللوجستية والإدارية للوفود الزائرة والضيوف الرسميين.
- التنسيق مع جميع الشعب في القسم بشأن المسائل المتعلقة بالقسم وتسهيل التواصل الفعال وتدفق المعلومات والتعاون.
- متابعة المهام العاجلة والعالية الأولوية الصادرة عن قيادة القسم لضمان اتخاذ الإجراءات والحلول في الوقت المناسب.
- القيام بمهام مخصصة ومهام خاصة حسب توجيهات مدير القسم.
الشروط والمتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو الإدارة العامة أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.
- خبرة عمل لا تقل عن سنة في مجال الدعم الإداري أو تنسيق المكاتب أو المساعدة التنفيذية أو مجال ذي صلة.
- اللغة الإنجليزية: إلزامية.
المهارات المطلوبة
- مهارات قوية في التنظيم والتنسيق وإدارة الوقت.
- مهارات اتصال فعالة كتابياً وشفهياً، بما في ذلك المراسلات المهنية وتدوين محاضر الاجتماعات.
- القدرة على تحديد أولويات المهام العاجلة وتتبع الإجراءات ومتابعتها حتى الإنجاز.
- مهارات شخصية قوية والقدرة على التنسيق الفعال عبر الشعب ومع الجهات الداخلية والخارجية.
- الاهتمام بالتفاصيل والدقة والسرية والقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بشكل مناسب.
- إتقان استخدام تطبيقات Microsoft Office بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint وOutlook وTeams.
- معرفة عملية بالعمليات الإدارية المتعلقة بالميزانيات والمهام وتسويات السفر وإدارة السجلات والخدمات اللوجستية المكتبية.
- القدرة على التكيف والعمل بفعالية في بيئة ديناميكية تخضع لمواعيد نهائية.
عرض النص الأصلي للإعلان
Title: Administrative Support Officer (Supplemental Workforce - Third Party Contract)
Requisition ID: 5940
Overview
Complex:
DG - Global Practice & Partnerships
Department
Resilience and Climate Action
Division/Section
Resilience and Climate Action Department Front Office
Country
Saudi Arabia
Location:
Jeddah HQ
Closing Date
8-Nov-2026
Job Purpose
To provide comprehensive administrative, coordination, front-office, and logistical support to the Resilience and Climate Action Department, ensuring the smooth and timely execution of departmental operations, meetings, missions, records, and priority assignments.
Key Accountabilities
If you meet the criteria and you are enthusiastic about the role, we would welcome your application. To complete the application you would need the following document(s):
Requisition ID: 5940
Overview
Complex:
DG - Global Practice & Partnerships
Department
Resilience and Climate Action
Division/Section
Resilience and Climate Action Department Front Office
Country
Saudi Arabia
Location:
Jeddah HQ
Closing Date
8-Nov-2026
Job Purpose
To provide comprehensive administrative, coordination, front-office, and logistical support to the Resilience and Climate Action Department, ensuring the smooth and timely execution of departmental operations, meetings, missions, records, and priority assignments.
Key Accountabilities
- Serve as the Department Director’s Administrative Assistant and provide administrative and coordination support to the Department.
- Serve as the Rapporteur for departmental meetings, including preparing agendas, recording minutes, tracking agreed actions, and maintaining official records.
- Serve as the Department Time Coordinator and support compliance with applicable attendance and time-management policies.
- Manage the Department Director’s Front Office operations, including monitoring departmental budget performance, coordinating mission requests, and supporting related administrative processes.
- Manage office stationery and supplies and ensure their timely availability.
- Monitor and follow up on staff missions, Back-to-Office Report (BTOR) submissions, and mission settlement processes.
- Manage logistical and administrative arrangements for visiting delegations and official guests.
- Coordinate with all Divisions on departmental matters and facilitate effective communication, information flow, and collaboration.
- Follow up on urgent and high-priority assignments from Department leadership to support timely action and resolution.
- Undertake ad-hoc assignments and special tasks as directed by the Department Director.
- Bachelor’s degree in Business Administration, Management, Public Administration, Office Administration, or a related field.
- Minimum of one year of relevant work experience in administrative support, office coordination, executive assistance, or a related area.
- Languages: English: Mandatory
- Strong organizational, coordination, and time-management skills.
- Effective written and verbal communication skills, including professional correspondence and meeting minutes.
- Ability to prioritize urgent assignments, track actions, and follow through to completion.
- Strong interpersonal skills and ability to coordinate effectively across Divisions and with internal and external stakeholders.
- Attention to detail, accuracy, discretion, and the ability to handle sensitive information appropriately.
- Proficiency in Microsoft Office applications, including Word, Excel, PowerPoint, Outlook, and Teams.
- Working knowledge of administrative processes related to budgets, missions, travel settlements, records management, and office logistics.
- Adaptability and ability to work effectively in a dynamic, deadline-driven environment.
If you meet the criteria and you are enthusiastic about the role, we would welcome your application. To complete the application you would need the following document(s):
- Resume/CV
- Copy of passport
- Academic certificate
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 18 أكتوبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4478329601
رقم الإعلان لدى المصدر: 4478329601
