البنك الإسلامي للتنمية يعلن عن وظيفة مساعد تنفيذي في مكة وجدة
Executive Assistant
تفاصيل الوظيفة
تعلن Islamic Development Bank (IsDB) عن توفر وظيفة Executive Assistant للعمل في جدة، السعودية. تقع هذه الوظيفة ضمن إدارة المالية (Finance Complex)، وهي مسؤولة عن تنظيم وتنسيق أنشطة المدير المالي (CFO) لضمان سير العمليات اليومية بكفاءة وسلاسة.
نبذة عن الوظيفة
يهدف هذا الدور إلى تنظيم وتنسيق أنشطة المدير المالي (CFO) لتسهيل العمل اليومي الفعال والمنسق داخل إدارة المالية. تتمثل المهام الرئيسية في تقديم الدعم الإداري والسكرتاري للمدير المالي، والاحتفاظ بسجلات جميع الوثائق المتداولة في الإدارة، والتنسيق مع الأطراف الداخلية والخارجية لضمان تسليم التقارير الرئيسية والالتزامات الحوكمية في الوقت المحدد، مع التعامل مع المعلومات السرية بأعلى درجات التكتم.
المهام والمسؤوليات
- إعداد جداول المواعيد اليومية والأسبوعية للمدير المالي، وإعداد الجدول الزمني للأسبوع/الشهر القادم، والتأكد من إطلاع جميع موظفي الإدارة على جدول المدير المالي.
- الحفاظ على قاعدة بيانات لجميع الأطراف المعنية وبيانات الاتصال الخاصة بهم، وإدارة جميع المراسلات والمواعيد، وتنظيم تدفق الاجتماعات لتجنب التعارض، وإجراء التعديلات أو الإلغاءات في الجداول اليومية والأسبوعية والشهرية حسب الحاجة.
- التنسيق والمتابعة مع الأطراف الداخلية المعنية بشأن جميع الأمور الهامة في إدارة المالية، بما في ذلك المواعيد النهائية للتقارير المالية، وتسليم الميزانية، وطلبات التدقيق، وأوراق اللجان، للحصول على المدخلات المطلوبة في الوقت المناسب.
- إعداد تقارير النشاط والعروض التقديمية وحزم الإحاطة وغيرها من التقارير الخاصة بناءً على طلب المدير المالي.
- العمل كسكرتير لاجتماعات إدارة المالية، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات، ومتابعة بنود العمل حتى الإغلاق.
- الترتيب للسفر الرسمي للمدير المالي، ومتابعة طلبات الموافقة على المهام وتسوياتها، والإشراف على حجوزات السفر والفنادق.
- متابعة طلبات الشراء وفواتير الموردين المتعلقة بإدارة المالية.
- الحفاظ على أرشيفات مادية ورقمية كاملة وآمنة ومحدثة لجميع المراسلات الموجهة إلى المدير المالي.
- ضمان أتمتة مثالية للدعم الإداري، حسب الاقتضاء، بالتنسيق مع إدارة التميز الرقمي والمؤسسي.
الشروط والمتطلبات
- درجة البكالوريوس.
- خبرة لا تقل عن 6 سنوات في مجال ذي صلة.
المهارات المطلوبة
- إجادة اللغة الإنجليزية (إلزامي).
- إجادة اللغة العربية و/أو الفرنسية (ميزة إضافية).
عرض النص الأصلي للإعلان
Title: Executive Assistant
Requisition ID: 5959
OVERVIEW
Business Unit Finance Complex Location Jeddah HQ Contract Type Third Party Contract Closing Date 02-November-2026
JOB PURPOSE
This role is responsible for organizing and coordinating the activities of the CFO in order to facilitate the efficient and smooth functioning of the Finance complex on a day-to-day basis. The role will primarily consist of providing administrative and secretarial support to the CFO and serving as the custodian for all documentation being handled in the Finance complex. The role will also coordinate with internal and external stakeholders to ensure the timely delivery of the complex’s key reporting and governance commitments, while handling confidential information with the utmost discretion.
KEY ACCOUNTABILITIES
KEY ACCOUNTABILITIES
ACADEMIC AND PROFESSIONAL QUALIFICATIONS
If you meet the criteria and you are enthusiastic about the role, we would welcome your application. To complete the application you would need the following document(s):
The Islamic Development Bank (IsDB) does not ask for payments of any kind from applicants throughout the recruitment process (job application, CV review, interview meeting, and final processing of applications). In addition, the IsDB does not request information on applicants’ bank accounts. The IsDB declines all responsibility for the fraudulent publications of job posts or job offers in its name or, in general, for the fraudulent use of its name in any way whatsoever.
Requisition ID: 5959
OVERVIEW
Business Unit Finance Complex Location Jeddah HQ Contract Type Third Party Contract Closing Date 02-November-2026
JOB PURPOSE
This role is responsible for organizing and coordinating the activities of the CFO in order to facilitate the efficient and smooth functioning of the Finance complex on a day-to-day basis. The role will primarily consist of providing administrative and secretarial support to the CFO and serving as the custodian for all documentation being handled in the Finance complex. The role will also coordinate with internal and external stakeholders to ensure the timely delivery of the complex’s key reporting and governance commitments, while handling confidential information with the utmost discretion.
KEY ACCOUNTABILITIES
- Develop daily and weekly appointment charts to capture the CFO’s key commitments, prepare the schedule for the upcoming week/month, and ensure all Finance complex staff are aware of the CFO’s schedule.
- Maintain a database of all relevant stakeholders and their contact details, manage all correspondence and appointments, regulate the flow of meetings in order to avoid overlaps and reflect modifications or cancellations in the daily, weekly, and monthly schedules as needed.
- Coordinate and follow up on all Finance complex matters of importance with relevant internal parties, including deadlines for financial reporting, budget submissions, audit requests, and committee papers, to obtain the required inputs in a timely manner.
- Prepare activity reports, presentations, briefing packs, and other specific reports for the CFO upon request.
- Act as the secretary of the Finance complex management meetings, including preparing agendas, recording minutes, and following up on action items until closure.
- Make arrangements for the official travel of the CFO, follow up on mission approval requests and settlements, and oversee travel bookings and hotel reservations.
- Follow up on procurement requests and vendor invoices related to the Finance complex.
- Maintain complete, secure, and up-to-date physical and digital archives of all correspondence addressed to the CFO.
- Ensure optimal automation of administrative support, as relevant, in coordination with Digital & Corporate Excellence.
KEY ACCOUNTABILITIES
ACADEMIC AND PROFESSIONAL QUALIFICATIONS
- Bachelor's degree
- Minimum of 6 years of experience
- English is compulsory
- Arabic and/or French is a plus
If you meet the criteria and you are enthusiastic about the role, we would welcome your application. To complete the application you would need the following document(s):
- Resume/CV
- Copy of passport
- Academic certificate
The Islamic Development Bank (IsDB) does not ask for payments of any kind from applicants throughout the recruitment process (job application, CV review, interview meeting, and final processing of applications). In addition, the IsDB does not request information on applicants’ bank accounts. The IsDB declines all responsibility for the fraudulent publications of job posts or job offers in its name or, in general, for the fraudulent use of its name in any way whatsoever.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 19 أكتوبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4480999747
رقم الإعلان لدى المصدر: 4480999747
