📍 المملكة العربية السعودية تحديث مستمر على مدار الساعة وظائف تناسب سيرتك الذاتيةمجاناً قناة تيليجرام
بوابة الوظائف
قناة تيليجرام

وظيفة سكرتير تنفيذي شاغرة لدى Rixos Hotels في مدينة الملك عبد الله الاقتصادية

Executive Secretary
🏢 Rixos Hotels
🕒 نُشرت: (منذ 4 أيام) 📍 مكة المكرمة وظائف الإدارة والدعم المكتبي
التقديم على الوظيفة من المصدر الرسمي ↗ فصّل سيرتك الذاتية لهذه الوظيفة

تفاصيل الوظيفة

شركة ريكسوس للفنادق (Rixos Hotels) تعلن عن وظيفة سكرتير تنفيذي في مدينة الملك عبد الله الاقتصادية، مكة المكرمة، السعودية.

نبذة عن الوظيفة

السكرتير التنفيذي / المساعد الشخصي يقدم دعماً إدارياً وسرياً شاملاً للمدير العام الإقليمي. تتطلب الوظيفة التعامل مع معلومات سرية وحساسة، وتتسم بدرجة عالية من التكتم والاحترافية والتنظيم والنزاهة. يتولى المسؤولية عن سير العمل اليومي في المكتب التنفيذي، بما في ذلك الجدولة والمراسلات والحفظ والتنسيق للاجتماعات وتدفق المعلومات وإعداد التقارير والمتابعة. قد يقدم السكرتير التنفيذي أيضاً دعماً إدارياً لرؤساء الأقسام الرئيسيين الآخرين وفقاً لمتطلبات الفندق الداخلية.

المهام والمسؤوليات

  • المكتب التنفيذي والإدارة: تقديم دعم سري وإداري شامل للمدير العام الإقليمي، إدارة الجداول والمواعيد والاجتماعات والمراسلات والأنشطة اليومية للمكتب.
  • إعداد المراسلات التجارية والمذكرات والتقارير والنماذج والوثائق السرية.
  • الحفاظ على نظام منظم للحفظ وإدارة الوثائق.
  • الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها، واستقبال وفرز الزوار ومراجعي المكتب.
  • استلام وفرز وتوزيع وإرسال المراسلات الواردة والصادرة.
  • ضمان التعامل السليم مع معدات ولوازم المكتب وصيانتها.
  • الحفاظ على نظافة وترتيب المكتب التنفيذي.
  • الاجتماعات وإدارة المعلومات: حضور الاجتماعات وإعداد محاضر دقيقة وملاحظات الاجتماعات.
  • حفظ سجلات الإحاطات اليومية والمتابعات والمعلومات الهامة للمدير العام الإقليمي.
  • ضمان تدفق المعلومات بفعالية بين المكتب التنفيذي والإدارات الفندقية ذات الصلة.
  • ضمان توزيع المذكرات والاتصالات الداخلية بشكل صحيح ووصولها إلى الإدارات المعنية.
  • إعداد تحديثات يومية حول الأنشطة الفندقية الرئيسية للمدير العام الإقليمي أثناء غيابه.
  • تحديد المشكلات والأفكار ومجالات التحسين ذات الصلة وإبلاغها بشكل استباقي.
  • التنسيق مع مدير النوبة ورؤساء الأقسام: تنسيق توزيع وحفظ وتدفق معلومات تقارير مدير النوبة.
  • المساعدة في إعداد التخطيط الشهري لنوبات رؤساء الأقسام بالتنسيق مع مدير الفندق/المدير العام.
  • جمع وتجميع معلومات الحضور لرؤساء الأقسام، بما في ذلك أيام العمل وأيام الراحة.
  • إجراء التحديثات أو التصحيحات اللازمة وتقديم النظرة العامة ذات الصلة للمدير العام الإقليمي.
  • المواد الداخلية والاتصالات: إعداد وتنسيق المواد الداخلية والموجهة للضيوف، مثل قوائم الطعام وخطابات الضيوف والنماذج والاتصالات الأخرى عند الحاجة.
  • ضمان عرض المواد بشكل احترافي ووفقاً لمتطلبات التصميم المؤسسي للشركة، بما في ذلك الخطوط والشعارات والتخطيطات المعتمدة.
  • التنسيق مع الإدارات ذات الصلة لضمان دقة وحداثة اتصالات ومواد الضيوف.
  • المسؤوليات العامة: فهم شامل لسياسات الفندق وإجراءاته ومعايير التشغيل والوثائق ذات الصلة.
  • ضمان الامتثال لسياسات الفندق والإجراءات والمتطلبات القانونية المعمول بها.
  • دعم الاستعداد للطوارئ والإلمام بإجراءات الطوارئ الخاصة بالفندق.
  • حفظ سجلات الإجازات والعطلات الرسمية ذات الصلة وتقديم معلومات مجمعة لمدير الموارد البشرية عند الحاجة.
  • دعم فرق المهام وافتتاح الفنادق الجديدة عند الحاجة.
  • أداء أي واجبات ومسؤوليات أخرى معقولة يتم تكليفه بها.
  • الامتثال لنظام الإدارة المتكامل ISO: مسؤولية جميع الموظفين عن الامتثال لنظام الإدارة المتكامل ISO المعمول به، بما في ذلك الجودة وLQA والبيئة والصحة والسلامة وإدارة المخاطر وإدارة سلامة الغذاء وإدارة شكاوى العملاء، بالإضافة إلى السياسات والإجراءات والأدلة والإجراءات التشغيلية القياسية والمتطلبات القانونية المعمول بها. يتوقع من هذا الدور المساهمة في إدارة المخاطر وتقييم الأثر البيئي ومنع التلوث وترشيد الطاقة والمياه وتحسين الجودة ورضا الضيوف ومبادرات التحسين المستمر.

الشروط والمتطلبات

  • خبرة سابقة في دور مماثل (سكرتير تنفيذي أو مساعد شخصي أو إداري)، ويفضل أن يكون في مجال الضيافة.
  • معرفة ممتازة بتطبيقات مايكروسوفت أوفيس (Microsoft Office).
  • معرفة جيدة بعمليات الفندق وسياساته وإجراءاته (ميزة إضافية).

المهارات المطلوبة

  • مهارات تنظيمية قوية وإدارة وقت ممتازة.
  • مهارات تواصل ممتازة كتابياً وشفهياً.
  • درجة عالية من السرية والتكتم والاحترافية.
  • اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة.
  • القدرة على إدارة أولويات متعددة والعمل بفعالية تحت الضغط.
  • نهج استباقي مع حكم سليم ومهارات حل المشكلات.
  • القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
عرض النص الأصلي للإعلان
Company Description

We are far more than a worldwide leader in hospitality. We welcome you as you are and offer opportunities to find a role and brand that truly match your personality and aspirations. At Ennismore, we are committed to supporting your growth and learning every day, ensuring that your work brings purpose and fulfillment to your life. During your journey with us, you will have the opportunity to explore limitless possibilities, shape your own story, and help us imagine the future of hospitality together.

Rixos Murjana is a self-contained paradise where everything you desire is effortlessly within reach. Consistently offering guests hospitality experiences that transcend the ordinary, this new Rixos Hotels’ property in Saudi Arabia is set to redefine hotel stays in the Kingdom. Spanning 275,000 square metres, the very best of indulgence, relaxation, and adventure come together in an All-Inclusive experience like no other- all-encompassing, uncompromising, and unmatched.

Job Description

About the Role

The Executive Secretary / Personal Assistant provides comprehensive administrative and secretarial support to the Regional General Manager. The role involves handling confidential and sensitive information and requires a high level of discretion, professionalism, organization, and integrity.

The position is responsible for the smooth day-to-day administration of the Executive Office, including scheduling, correspondence, filing, meeting coordination, information flow, reporting, and follow-up. The Executive Secretary may also provide administrative support to other key Department Heads in accordance with internal hotel requirements.

Key Responsibilities

Executive Office & Administration

  • Provide comprehensive secretarial and administrative support to the Regional General Manager.
  • Manage calendars, appointments, meetings, correspondence, and daily office activities.
  • Prepare business correspondence, memoranda, reports, forms, and confidential documents.
  • Maintain an organized filing and document management system.
  • Answer and channel telephone calls and receive and screen visitors and office callers.
  • Receive, sort, distribute, and dispatch incoming and outgoing correspondence.
  • Ensure the proper handling and maintenance of office equipment and supplies.
  • Maintain the cleanliness and organization of the Executive Office.

Meetings & Information Management

  • Attend meetings and prepare accurate minutes and meeting notes.
  • Maintain records of daily briefings, follow-ups, and important information for the Regional General Manager.
  • Ensure effective information flow between the Executive Office and relevant hotel departments.
  • Ensure that internal memos and communications are properly distributed and reach the relevant departments.
  • Prepare daily updates on major hotel activities for the Regional General Manager during their absence.
  • Proactively identify and communicate relevant issues, ideas, and areas for improvement.

Duty Manager & Department Heads Coordination

  • Coordinate the distribution, filing, and information flow of Duty Manager reports.
  • Assist in preparing the monthly duty planning for Department Heads in coordination with the Hotel/General Manager.
  • Gather and consolidate attendance information for Department Heads, including working days and days off.
  • Make necessary updates or corrections and provide the relevant overview to the Regional General Manager.

In-House Materials & Communications

  • Prepare and format internal and guest-facing materials, including menus, guest letters, forms, and other communications when required.
  • Ensure materials are presented professionally and in line with company Corporate Design requirements, including approved fonts, logos, and layouts.
  • Coordinate with relevant departments to ensure guest communications and materials are accurate and up to date.

General Responsibilities

  • Maintain a thorough understanding of hotel policies, procedures, operational standards, and relevant company documentation.
  • Ensure compliance with applicable hotel policies, procedures, and legal requirements.
  • Support emergency preparedness and ensure familiarity with the hotel's emergency procedures.
  • Maintain relevant vacation and public holiday records and provide consolidated information to the Director of HR when required.
  • Support Task Force teams and new hotel openings when required.
  • Perform any other reasonable duties and responsibilities as assigned.

ISO & Integrated Management System Compliance

All employees are responsible for complying with the established ISO Integrated Management System, including Quality, LQA, Environment, Health, Safety & Risk Management, Food Safety Management, and Customer Complaint Handling Management Systems, as well as applicable policies, procedures, manuals, SOPs, and legal requirements.

The role is expected to contribute to risk management, environmental impact assessment, pollution prevention, energy and water conservation, quality improvement, guest satisfaction, and continual improvement initiatives.

Qualifications

  • Previous experience in a relevant Executive Secretary, Personal Assistant, or administrative role, preferably within the hospitality industry.
  • Excellent knowledge of Microsoft Office applications.
  • Strong organizational and time-management skills.
  • Excellent written and verbal communication skills.
  • High level of confidentiality, discretion, and professionalism.
  • Strong attention to detail and accuracy.
  • Ability to manage multiple priorities and work effectively under pressure.
  • Proactive approach with sound judgment and problem-solving skills.
  • Ability to work independently and collaboratively as part of a team.
  • Good knowledge of hotel operations, policies, and procedures is an advantage.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 5 أكتوبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4475816585

وظائف أخرى لدى Rixos Hotels

وظائف الإدارة والدعم المكتبي في مكة المكرمة